Мета даної статті зорієнтувати керівника, який планує створити офіс для своєї компанії і обговорити основні моменти організації роботи офісу.
Яким повинен бути офіс?
Вибираючи, приміщення для офісу слід звернути увагу на зручне транспортне сполучення, для співробітників, а також наявність зручної стоянки для автомобілів. Кабінети офісу повинні бути добре освітленими, теплими і досить вентильованими. Сучасний офіс забезпечується достатньою кількістю оргтехніки та засобів зв’язку з організованою внутрішньою мережею і виходом в інтернет, а також міський та міжміський телефонний зв’язок.
Передбачте приміщення для відпочинку і прийому їжі, підсобні приміщення та санвузол. Обладнайте приміщення зручними і функціональними меблями. Люди, які працюють у вас в офісі, проводять більшу частину життя на своєму робочому місці. Створіть сприятливі умови для роботи і ефективність їх роботи зросте.
Які бувають офіси?
По своїй компоновці розрізняють офіси класичного типу, відкритого планування і змішані. До достоїнств офісів класичного типу, коли для кожного або кількох працівників передбачений окремий кабінет, відноситься максимальна звукоізоляція і можливість повного зосередження на своїй роботі. Однак при такому розміщенні співробітників, проблематично контролювати їх зайнятість.
Навіть невеликий офіс можна раціонально організувати
Офіси відкритого типу, коли у великому приміщенні розташовується багато співробітників, дозволяють керівнику постійно контролювати своїх підлеглих, але вони мають низьку шумоізоляцією. Змішані офіси дозволяють мінімізувати недоліки попередніх типів організації офісних приміщень. Виходячи з поставлених перед вами завдань, вибирайте, як організувати офісне приміщення.
Як організувати роботу в офісі?
Хороший керівник прагне підвищити ефективність роботи своєї компанії. Організувати ефективну роботу – це значить врахувати всі потреби – організаційні, інформаційні, технічні, іміджеві та господарські.
Плануйте роботу так, щоб кожен працівник знав своє завдання і працював на результат. Проводьте наради, грамотно розподіляйте завдання і контролюйте їх виконання. Плануйте роботу на рік, квартал, місяць, тиждень і день. Правильно організовуйте діловодство. Вхідні, вихідні і внутрішні документи повинні реєструватися і строго контролюватися. Розподіляйте документи між підлеглими вказуючи хто і в який термін їх повинен їх виконати. Слідкуйте за своєчасністю виконання. Нехай ваш юрист візує документи, які подаються вам на підпис.
Організуйте своєчасне постачання. У ваших співробітників не повинно виникати проблем з канцтоварами для офісу, оргтехнікою та витратними матеріалами.
Успіх вашого бізнесу і ваш особистий успіх багато в чому залежить від грамотної організації роботи офісу вашої компанії.
